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Detalle

Gobierno de La Rioja: Optimizando tiempos de gestión administrativa

08/06/2016

El Gobierno de La Rioja está en proceso de implantación de una herramienta de gestión interadministrativa que permite optimizar los tiempos de gestión de procedimientos no reglados

GOBIERNO DE LA RIOJA - PLATAFORMA DE COLABORACION INTERADMINISTRATIVA

El Gobierno de La Rioja ha implantado para el envío de comunicaciones internas una plataforma de colaboración que permite tramitar cualquier asunto de forma no reglada incluyendo comentarios, acciones, asignación de tareas, plazos, documentos firmados electrónicamente y notificaciones. Su diseño simple y amigable hace que pueda ser utilizado eficazmente desde el primer día.

Establece una nueva experiencia en los entornos de trabajo porque utiliza la simplicidad de la comunicación por mensajes pero siempre vinculados a un asunto iniciado desde  un procedimiento. La gestión es por asuntos y no por mensajes como ocurre en el correo electrónico.

Inteligencia colectiva aplicada. Los usuarios auto-aprenden a tramitar y resolver los asuntos gracias al conocimiento aportado por cada uno de los participantes en sus intervenciones.

abcFlow deja constancia de la transmisión y recepción de las comunicaciones, del momento en el que se realizan, e identifica fidedignamente el asunto y al remitente y destinatarios de cada paso. Sustituye el registro oficial interno.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

ACCESO. El usuario accede con su certificado electrónico (Certificado electrónico, DNI electrónica o Certificado en la nube) a su espacio de trabajo donde por defecto se abre el buzón de los asuntos que tiene pendientes. Los usuarios con autorizaciones especiales además ver todos los asuntos de su unidad o de otras unidades, de determinados procedimientos o de cualquier combinación procedimiento-unidad. En el momento de acceder o con posterioridad también puede ver los  plazos que próximamente van a vencer  o los que ya se han superado.

Multi-perfil. Los usuarios que tengan varias asignaciones en el directorio de personas, al acceder a esta plataforma deberán elegir el perfil con el que van a trabajar, pudiendo en todo momento actuar con cualquiera.

BUZONES DE ASUNTOS POR ESTADO. Los buzones contienen listas de asuntos. Cada lista muestra en primer lugar los asuntos de actividad más reciente con indicación del último paso realizado. Los buzones principales son: Pendiente, Informado no leído, Asignado por mí Pendiente, En curso, Archivados, Todos. En Pendiente están los asuntos que el usuario tiene asignados para su tramitación. En Informado no leído se responde a la pregunta ¿Qué tengo pendiente de leer que no me ha sido asignado? En Asignado por mí Pendiente  se muestran los asuntos  que el usuario ha asignado a otras personas y no se han tramitado. El buzón En curso figuran los asuntos que se encuentran activos y en Archivados los que se han terminado; finalmente en Todos figura el índice de todos los asuntos del espacio de trabajo del usuario.

ASUNTO O EXPEDIENTE. Formulario donde se realizan las tareas para tramitar el asunto cuestión, donde se muestran sus datos y documentos, y donde se resaltan con etiquetas o se filtran los hitos más relevantes de la tramitación del asunto para simplificar el seguimiento y la toma de decisiones: pasos realizados, tareas pendientes o asignadas, acciones, estado de los documentos de Portafirmas y de Notificaciones, etc. Al crearse un asunto se introduce su nombre y se clasifica con su procedimiento y tipo de procedimiento. También puede indicarse un formulario de datos por procedimiento.

Time-line. Muestra cronológicamente la secuencia de todos los pasos realizados identificando a los participantes, su modo de asignación, las acciones que han realizado y los hilos de la conversación en los que han intervenido.

Documentos. Se pueden añadir nuevos documentos, importarlos de otro asunto, o incluir documentos virtuales guardando en el asunto su hipervínculo.

TAREAS. El participante al realizar un paso puede informar incluyendo simplemente un comentario o asignar al destinatario una tarea señalándole o no un plazo límite de realización. En el mismo paso el participante puede indicar –entre las disponibles para el perfil del participante en el procedimiento- la acción que está realizando: Desistir, Visto bueno, Justificar, Archivar, etc. para resaltar con etiquetas estos hitos. Al enviarse una tarea los destinarios reciben un correo electrónico recordatorio con  enlace para acceder directamente a la tarea del asunto comunicado.

MIS TAREAS.  El gestor dispone de numerosas herramientas para organizar lo que tiene que hacer: Los buzones Pendiente, Informado no leído, y Asignado por mí Pendiente; la carpeta de Mis asuntos prioritarios; las carpetas personalizadas donde pueden incluir asuntos por el tema o finalidad preferida; puede ver los próximos vencimientos desde la función Plazos pendientes o establecer nuevos plazos o darlos por hechos; puede ver el estado y seguimiento de los documentos en Porta-firmas o en Notificaciones, etc.

CONTACTOS. El usuario puede organizarse grupos de destinatarios por finalidad, crearse una lista de favoritos, recuperar los últimos utilizados o los participantes en el asunto, o utilizar otras guías de contactos: Más habituales, Todas las personas, Terceros, Contactos por Unidades, etc. 

CARPETA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTACIÓN. Muestra toda la documentación del asunto ordenada cronológicamente e indica por cada documento su nombre, clasificación documental, estado en Porta-firmas o en Notificaciones así como la cronología de su participación en los pasos realizados. Las carpetas de los asuntos principales que tienen otros vinculados muestran en una sola vista tantas carpetas de documentación como asuntos figuren en el anillo de vinculación.

COMPARTIR. Los participantes tienen acceso al contenido completo del asunto pero también pueden compartir con quien corresponda ciertos documentos, la carpeta electrónica de documentación del asunto o el asunto completo mediante los hipervínculos que abcFlow ofrece a estos tres niveles.

CONTROL DE PLAZOS. Al hablar de las tareas hemos visto que al realizarse un paso se puede asignar al destinatario una tarea señalándole un plazo límite de realización. Posteriormente, desde la función Plazos pendientes el usuario puede consultar los que van a vencer  o los que ya se han superado así como señalar las fechas de realización. También puede consultar el estado de los plazos que ha asignado a otros. Los plazos pueden ser modificados o suprimidos por el remitente del paso del plazo.

Avisos. Los usuarios en el momento de acceder a esta plataforma o con posterioridad ven los plazos que próximamente van a vencer, los que ya se han superado, y los que han asignado a otras personas.

PARTICIPACIÓN. Desde cualquier PC, Tablet o dispositivo móvil y con su certificado electrónico, cualquier usuario registrado en el directorio de personas puede crear nuevos asuntos o participar en los que ha sido invitado como editor, observador o administrador.

BENEFICIOS

  • Papel cero. abcFlow hace realidad la eliminación completa del papel en la tramitación de asuntos.
  • Reducción de tiempos. Las comunicaciones son inmediatas y verificables, y en consecuencia se ofrece un mejor servicio. Se eliminan los desplazamientos para trasladar documentación.
  • Eficiencia. Los participantes de cada asunto pueden ver las tareas que tienen pendientes, las que han encomendado a otras personas y no se han tramitado, las que han realizado, el tiempo  dedicado en la resolución de los asuntos, los plazos cumplidos o desviados, etc.
  • Documentos firmados electrónicamente y notificaciones con plena validez jurídica y portabilidad.
  • Personalización y explotación de la información: datos, búsquedas, colecciones, análisis, descargas, etc.
  • Generaliza la implantación de la firma electrónica.
  • Servicio 24x7 desde cualquier punto con acceso a Internet.

EVOLUCIÓN EN CIFRAS

Año 2013Año 2014Año 2015
[previsto]
Asuntos tramitados40.06673.230100.000
Pasos o tareas realizadas247.176407.484700.000
Usuarios participantes2.2873.0544.500
Documentos firmados electrónicamente en Porta-firmas46.542109.971200.000

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